Veranstaltung organisieren

Eine gute Möglichkeit, uninformierte Bürger aus der Umgebung zu erreichen sind Vortragsveranstaltungen, Podiumsdiskussionen, Filmvorführungen und ähnliche Veranstaltungen.

Auch wenn hier jetzt eine riesige Checkliste folgt ist die Organsiation einer solche Veranstaltung kein Hexenwerk und lohnt den Aufwand. Die Liste soll euch Aktiven helfen, eure Veranstaltung gut vorzubereiten und erfolgreich durchzuführen. Wir haben dabei versucht, möglichst viele Punkte abzudecken, daher ist die Liste sehr umfangreich und nicht alles ist für jede Veranstaltung relevant.

Allgemeines

Eine Veranstaltung, sei es eine Podiumsdiskussion oder auch nur eine Filmvorführung, benötigt einige Zeit als Vorlauf, damit alles Wichtige berücksichtigt werden kann.

  • Vorausplanungszeit: 8 Wochen als Empfehlung
  • Thema / Titel der Veranstaltung festlegen
  • Benötigte Ressourcen, die bei der Durchführung unterstützen
    • Wer ist Veranstalter?
    • Die „eigene“ und auch die umliegenden Ortsgruppen in die Organisation einbeziehen
    • Flyer verteilen, die auf die Veranstaltung aufmerksam machen
    • themenbezogenes Infomaterial besorgen
    • Infostand planen
    • Technische Betreuung
    • evtl. eigenes Catering
    • Spendensammler bei der Veranstaltung
    • ggf. Moderatoren anfragen/engagieren – können über die Infooffensive vermittelt werden.
  • interne Koordination des Veranstalter-Teams (wer macht was und wann, z.B. Infostand-Schichtplan, Catering etc.)
  • Vorab Geldspenden sammeln für Auslagen wie Werbung, Vorauszahlungen

Räumlichkeiten

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wo eine öffentliche Veranstaltung stattfinden kann. Bei der Raumsuche hilft es, wenn man schon ganz konkret mitteilen kann, welche Art von Veranstaltung geplant ist und wie sie heißen soll. Je ausgewogener die Themenwahl bzw. ihre Darstellung, um so eher erhält man eine Zusage.

Beispiele für Veranstaltungsorte:

  • Rathaus, Gemeindehaus, Gemeindesaal
  • Restaurants, Hotels
  • „Bürgerstuben“, „Zehntscheuer“
  • Vereinsheime /-gaststätten
  • Tagungsstätten, Bildungszentren
  • Volkshochschulen, Bibliotheken
  • Jugendhäuser
  • Sporthallen, Schwimmbäder
  • Schulen (Aula)
  • Kantinen
  • kirchl. Gemeindezentren, städt. Veranstaltungszentren
  • Kino, Theater

Bei der Anfrage nach einem Veranstaltungsraum müssen vorher einige Punkte geklärt sein. Diese sollten dann mit dem Vermieter bzw. mit dem Verantwortlichen für die Raumstellung angesprochen werden um zeitraubende Nachfragen oder Planungsänderungen zu vermeiden:

  • Größe des Raums nach erwarteter Gästezahl festlegen
  • Zeitrahmen festlegen
  • Ausstattung des Raums
    • Bestuhlung (Anordnung, ausreichende Menge)
    • Verdunklungsmöglichkeit
  • Technik
    • Beleuchtung
    • Tonanlage
    • Beamer
    • evtl. Laptop, falls Referent keinen eigenen mitbringen kann
    • Laserpointer oder Zeigestab (auch im Zusammenhang mit verwendetem Mikrofon beachten)
    • Leinwand oder weiße Wand in ausreichender Größe
    • Zur Planung von Mikrofonposition Skizze anfertigen: Layout Redner, Laptop, Leinwand
      • möglichst kein fest installiertes Stativmikro verwenden, bei Verwendung von Funkmikros immer Klebeband dabei haben (Falls bei älteren Modellen das Kabel am Stecker fixiert werden muss)

    Wichtig: Am Veranstaltungstag rechtzeitig vor Ort sein und alles ausprobieren – wer erst 15 Minuten vor Einlass kommt, kann nicht mehr reagieren, wenn Laptop oder Mikro streiken!

  • Bewirtung
    • es muss vorab kommuniziert werden, falls Bewirtung vom Raumsteller erwartet wird; auch abklären, ob Verzehr von den Besuchern erwartet wird.
    • eigenes Catering: vorher klären, ob und welche amtlichen Genehmigungen hierfür notwendig sind.
      • in der Regel auf Spendenbasis
      • „Preisliste“ zur Orientierung auslegen: „So viel würde es kosten, wenn wir es verkaufen dürften“
      • Benötigte Mengen planen:
        • K21-Limo, K21-Wein, Resist-Bier, Wasser
        • Kuchen (Trockener Kuchen, dann reichen auch Servietten) – keine Cremetorten!
        • Brezeln
        • Tassen, Becher, Kuchenteller, Besteck
    • Fremdbewirtung in Restaurants
  • Zusätzliche Ausgestaltung
    • Infotisch mit Infomaterial
    • „Merchandising“ (Buttons etc. gegen Spenden!)
    • Banner aufhängen oder Plakatständer draußen aufstellen, um Laufkundschaft einzufangen (B. sollte möglichst thematisch passen)
    • Spendendosen /-kassen
      • Spendenaufruf wegen Raummiete etc. aushängen (s.a. Ablaufplanung)

Referenten

Je nach gewähltem Thema sollten die Referenten, Fachleute und Diskussionsteilnehmer ausgesucht werden.

  • auswählen und einladen
  • sie müssen eine konkrete Aussage vertreten können
  • Aussagen sollten auch zu lokalen Themen passen
  • Ablaufplan festlegen und an alle Beteiligten kommunizieren. (Beispiel eines Ablaufplan siehe untenstehend)
  • Zeitplanung Vortrag: Vorherige Absprache Veranstalter und Referent, ob und wie z.B. Zeitrahmenüberschreitung angezeigt werden soll (wichtig, falls noch Redner nachfolgen)
    • Uhr im Sichtfeld aufstellen
    • gelbe/rote Karte zeigen

Rahmenprogramm

Ein kleines Rahmenprogramm empfiehlt sich, um die Veranstaltung aufzulockern und thematisch zu ergänzen.

  • Kulturelle Begleitung, z.B.
    • Künstler (z.B. musikalische Begleitung)
    • Filmvorführung
    • begleitende Ausstellung, z.B.
      • Plakatausstellung Architekten
      • Fotografenausstellung, z.B. (die Infooffensive kann weitere Kontakte vermitteln)
        • Gegenlicht21
        • LoB? (Panoramen)
      • Diashow, auch als Pausenuntermalung geeignet
  • Rahmenprogramm in der Ablaufplanung berücksichtigen
  • Beispiel für eine mögliche Ablaufplanung:
    • Begrüßung und Selbstvorstellung des Veranstalters
    • ggf. Filmvorführung
    • ggf. Vorstellung des Moderators
    • Vorstellung der Referenten
    • ggf. künstlerische Darbietung
    • Vortrag
    • ggf. künstlerische Darbietung
    • ggf. Verpflegungspause (mit Hinweis auf Spenden)
    • ggf. 2. Vortrag
    • Diskussion / Fragerunde
    • ggf. künstlerische Darbietung
    • Schlusswort und Verabschiedung
    • Hinweis auf Spendendosen am Ausgang (wg. Raummiete, Auslagen etc.)
      • Kommunizieren, wohin etwaige Überschüsse gespendet werden (z.B. Aktionsbündnis, Rechtshilfefonds etc.)
    • Spendensammler am Ausgang

Werbung und Pressearbeit

Zur Beachtung: Zielgruppe für diese Werbung ist nicht der Parkschützer- / Aktionsbündnisdunstkreis. Wichtig ist, Leute erreichen, die wenig informiert sind, die vielleicht keine Meinung zu S21 haben oder den Streit darum nicht verstehen.

  • Werbematerialien entwerfen und produzieren. Auch hier gilt: je sachlicher, desto besser
  • Flyer, Plakate (V.i.S.d.P. muss draufstehen)
    • Größe, Inhalt
    • Farbdruck, s/w
    • Druckerei, Kosten, Auflage
    • Infooffensive hat eine Standard-Vorlage für Flyer + Poster
    • Anzeigentexte
    • Pressemitteilungen
    • Radiospots für Lokalsender
    • Text für Onlinemedien
    • evtl. eigene Buttons
  • Werbung im Vorfeld
    • Plakate aushängen, am Ort und in der Umgebung (in der Regel Erlaubnis erforderlich)
    • Flyer verteilen/auslegen
      • vorab am Veranstaltungsort und in den Nachbargemeinden
      • Ladengeschäfte wie z.B.: Bäckereien, Floristen, Friseure, Apotheken, Buchhändler (Schaufenster / Theken aller Art)
      • Kneipen, Kioske
      • Wochenmärkte
      • Infostände
      • Supermärkte (schwarze Bretter, Kleinanzeigen)
      • CAP-Märkte (Supermarktkette, die Arbeitsplätze für Menschen mit Behinderungen schafft)
      • „Tafel“-Läden
      • Schulen, Volkshochschule
      • Bahnhof, Busunternehmer
      • Aushänge wie z.B. Vereinsnachrichten, Info-/Schaukästen
      • Rathaus, Parteien
      • lokale Unternehmer anfragen (Aushang am Firmenwagen)
      • Ortsgruppe inkl. Freunde und Verwandtschaft: Aushang am Garagentor, am Auto etc.
      • Vereine, Ortsgruppen, Gewerkschaften
      • Ärzte
      • Mahnwache Stuttgart Hbf
    • Flyer in Briefkästen verteilen
      • durch Helfer der Ortsgruppe, evtl. Helferaufruf über Infooffensive-Adressdatenbank
      • Koordination der Verteilgebiete
      • öffentliche Parkplätze: Flyer unter die Scheibenwischer
    • Pressemitteilung an alle Redaktionen in der Region, auch an Radiosender schicken.
    • Anzeigen veröffentlichen
      • Zeitungen, Wochenblatt (auch alle aus der Umgebung)
        -> praktisch alle Zeitungen (inkl. Wochenblatt) haben eine Rubrik „Veranstaltungshinweise“, in der man kostenlos Termine ankündigen kann – wichtig: vollständige Angaben, Vorlauf und Redaktionsschluss beachten
      • Vereinszeitschriften
      • „Vereinsmitteilungen“ im Amtsblatt (evtl. Unterstützung durch BUND o.ä.)
      • Parteizeitungen, -newsletter und -homepages
    • Werbetext in Onlinemedien veröffentlichen
  • Presse auf die Veranstaltung einladen (Interviews und Pressegespräch) -> in den zeitlichen Ablauf mit einplanen!
    • In der Einladung sollte enthalten sein:
      • Thema
      • Lokalbezug
      • Kurzvorstellung der Referenten
    • Fotografen einladen, Kontakte können über die Infooffensive vermittelt werden
    • TV/Videoteams einladen
  • nachbereitende Pressearbeit:
    die Erfahrung hat gezeigt, dass eingereichte Berichte, die in sachlichem Stil geschrieben sind und wenn möglich auch Bilder enthalten, sehr gute Chancen auf Veröffentlichung haben.
    Gelungene Beispiele: http://www.swp.de/goeppingen/lokales/goeppingen/Die-Auswirkungen-von-S-21-auf-das-Filstal%3Bart5583,986256 und auch: http://www.schwaebische.de/region/sigmaringen-tuttlingen/sigmaringen/stadtnachrichten-sigmaringen_artikel,-Senioren-protestieren-gegen-Stuttgart-21-_arid,5021860.html

    Presseartikel schicken an:

    • Lokalzeitungen und Radiostationen, die eingeladen waren
    • Parkschützer-Presseteam, Infooffensive
    • Aktionsbündnis
  • Feedback zu dieser Liste bitte an die Infooffensive übermitteln
  • Sponsoring / Spendensammlung
    • im Vorfeld Unterstützung (organisatorisch, finanziell) anfragen bei
      • Parteien
      • Organisationen (z.B. BUND, VCD, ProBahn?, …)
      • lokalen Interessengruppen
      • Parkschützer-Finanzteam